FTE - PLANEJAMENTO DA FORÇA DE TRABALHO
A planilha Planejamento da Força de Trabalho | FTE foi desenvolvida para apoiar o dimensionamento da capacidade das equipes a partir da demanda real de trabalho. A ferramenta relaciona atividades, periodicidade, volume, tempo de execução e tempos de indisponibilidade para estimar a carga mensal de trabalho e calcular o FTE necessário, permitindo comparar a necessidade estimada de profissionais com o HeadCount atualmente disponível.
Além de indicar possíveis diferenças de capacidade, a metodologia apoia uma análise mais ampla sobre a organização do trabalho, contribuindo para decisões de contratação, redistribuição de atividades, revisão de processos, produtividade e utilização de tecnologia.
Principal Finalidade: Transformar a demanda de trabalho em uma referência objetiva de capacidade e necessidade de pessoas.
A ferramenta ajuda a responder perguntas como:
Qual é a demanda mensal de trabalho?
Quantas horas são necessárias para executar as atividades?
Qual é a capacidade produtiva disponível?
Quantos FTEs são necessários?
O quadro atual é suficiente?
E, diante de uma diferença de capacidade, contratar é realmente a melhor alternativa?
O QUE A FERRAMENTA ANALISA
O que a ferramenta analisa
Demanda de Trabalho: Mapeamento das principais atividades e atribuições, considerando frequência, volume e tempo necessário para execução.
Tempos de Indisponibilidade: Consideração de reuniões, alinhamentos, comunicação, esperas, dependências, interrupções, treinamentos e outros fatores que impactam a capacidade disponível.
Natureza das Atividades: Classificação das horas entre Estratégica, Analítica, Sistematização/Processo e Operacional/Apoio, ampliando a compreensão de como o tempo da equipe está sendo utilizado.
Capacidade Produtiva: Cálculo das horas efetivamente disponíveis por profissional a partir da jornada mensal e dos fatores de indisponibilidade considerados.
FTE Necessário: Conversão automática da demanda mensal de trabalho em necessidade estimada de profissionais.
Capacidade Atual da Equipe: Comparação entre o FTE necessário, o HeadCount existente e a capacidade atualmente disponível.
O que você poderá identificar
A análise pode apoiar a identificação de quatro direcionadores principais:
Dimensionar o Quadro: identificar situações em que a demanda pode justificar uma revisão da quantidade de profissionais.
Redistribuir Atividades: avaliar oportunidades de melhor distribuição da carga de trabalho entre profissionais ou funções.
Revisar Processos: identificar atividades com elevado consumo de tempo e oportunidades de simplificação, padronização ou redução de retrabalho.
Automatizar / Aplicar Tecnologia: reconhecer atividades repetitivas ou de alto volume que podem apresentar potencial de automação e ganho de capacidade.
Como utilizar
O processo de aplicação é simples: primeiro, cadastre as principais atividades ou atribuições da área ou cargo e classifique sua natureza. Depois, informe a periodicidade, quantidade de ocorrências e tempo médio de execução. Quando aplicável, registre também os tempos de espera ou indisponibilidade relacionados à rotina de trabalho.
A ferramenta converte automaticamente essas informações em minutos e horas mensais, calcula a demanda total, considera a capacidade produtiva disponível por profissional e apresenta o FTE necessário para atendimento da carga de trabalho.
Por fim, compare o resultado com o HeadCount atual e utilize os indicadores como apoio à análise da capacidade e às decisões de gestão.
Características Técnicas
Característica Especificação Formato Microsoft Excel (.xlsx) Metodologia Dimensionamento da Força de Trabalho por FTE Periodicidades Diário, Semanal, Mensal, Trimestral, Semestral e Anual Conversão de Tempo Automática para demanda mensal Natureza das Atividades Estratégica, Analítica, Sistematização/Processo e Operacional/Apoio Indisponibilidades Permite considerar fatores que reduzem a capacidade produtiva Capacidade por FTE Parametrizável conforme jornada e indisponibilidades FTE Necessário Cálculo automático Comparação FTE necessário × HeadCount atual Resultados Demanda mensal, capacidade, FTE e composição das horas Personalização Aplicável a diferentes áreas, cargos e estruturas Macros Não utiliza macros Aplicações
Workforce Planning • Dimensionamento de Equipes • Gestão de Capacidade • HeadCount • Produtividade • Revisão de Processos • Redistribuição de Atividades • Automação e Tecnologia